Soms wilt u bepaalde handelingen voor rekening van uw Bv laten komen terwijl deze nog niet formeel is opgericht. Denk hierbij aan het tekenen van een "voorlopig" koopcontract of een huurcontract of een financieringsovereenkomst. In dat geval handelt u namens uw Bv in oprichting (i.o.). Omdat deze Bv formeel nog niet bestaat bent u persoonlijk aansprakelijk voor deze handelingen. Na oprichting kunt u deze handelingen alsnog voor rekening van de Bv laten komen door ze te bekrachtigen. Nu met de afschaffing van de Verklaring van geen Bezwaar, de Bankverklaring en de Accountanstverklaring het oprichten van een Bv stukken sneller kan worden geregeld, zal de noodzaak van het handelen namens een Bv i.o. fors afnemen.
Taak notaris
Wilt of moet u uw Bv inschrijven als Bv i.o. dan moet uw notaris verklaren dat hij met de oprichting een aanvang heeft gemaakt. Dit kan door het mede ondertekenen van het voor de inschrijving noodzakelijke formulier van de KvK of door het afgeven van een aparte verklaring.
Een goede notaris zal u wijzen op de risico's die verbonden kunnen zijn aan het handelen namens een Bv i.o. en u met name wijzen op de noodzaak om na definitieve oprichting tot bekrachtiging over te gaan. Uit rechtspraak volgt overigens dat een bekrachtiging niet algemeen kan zijn maar specifiek die handelingen moet omschrijven waarvan u wilt dat ze namens de Bv bekrachtigd worden.
Gevolgen van de bekrachtiging of het uitblijven daarvan
Tot aan de bekrachtiging zijn degene die namens de besloten vennootschap in oprichting hebben gehandeld zelf hoofdelijk verbonden. (art. 2:203 lid 2 BW). Doorgaans zullen alleen de oprichters of toekomstige bestuurders bereid zijn om namens de nog op te richten vennootschap een rechtshandeling aan te gaan. Andere vertegenwoordigers zullen hiervoor beducht zijn, nu zij geen invloed op het al dan niet bekrachtigen van de rechtshandeling kunnen uitoefenen.
Degene die namens de B.V. i.o. heeft gehandeld, is persoonlijk aansprakelijk voor de namens de B.V. i.o. verrichte rechtshandeling, totdat de bekrachtiging daarvan uitdrukkelijk of stilzwijgend heeft plaatsgehad. Door de bekrachtiging wordt hij volledig van zijn aansprakelijkheid uit deze rechtshandeling bevrijd. Tot aan de oprichting van de B.V. i.o. staat de handelende persoon, voorzover er niet meerdere oprichters zijn, als eigenaar van een eenmanszaak in het handelsregister ingeschreven. Zijn juridische positie is tot aan de bekrachtiging ook dezelfde als die van de eigenaar van een eenmanszaak.
Degene die namens een B.V. i.o. een rechtshandeling aangaat, heeft daarbij de mogelijkheid om uitdrukkelijk van zijn wederpartij te bedingen dat hij niet persoonlijk (hoofdelijk) aansprakelijk is voor het geval de B.V. niet tot bekrachtiging mocht overgaan (bijv. de oprichting van de B.V. vindt uiteindelijk toch niet plaats). Zo'n voorbehoud moet wel uitdrukkelijk zijn gemaakt. Een bepaling in algemene voorwaarden of een stilzwijgende verklaring is daartoe ontoereikend.
Een bekrachtiging door de inmiddels opgerichte B.V. leidt ertoe dat de handelende personen van hun aansprakelijkheid worden bevrijd. Art. 2:203 lid 3 BW maakt hierop één uitzondering. Indien de B.V. de rechtshandeling weliswaar bekrachtigt, maar desondanks haar verplichtingen daaruit niet nakomt, zijn de handelende personen hoofdelijk aansprakelijk voor de schade die een derde dientengevolge lijdt, maar alleen als de handelende personen bij het aangaan van de betreffende rechtshandeling wisten of konden weten dat de B.V. te zijner tijd haar verplichtingen niet zou kunnen nakomen. De wetenschap dat de nog op te richten besloten vennootschap haar verplichtingen niet zal kunnen nakomen, wordt vermoed aanwezig te zijn, wanneer de vennootschap binnen één jaar na oprichting in staat van faillissement wordt verklaard.
Hoe handelt u namens een besloten vennootschap in oprichting
Wilt u namens uw Bv i.o. handelen dan dient u de Bv i.o. in te schrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en mdan dient u de term "BV i.o." te gebruiken in uw contracten. Op die manier weet de wederpartij dat bedoeld wordt de handeling te zijner tijd (na definitieve oprichting) voor rekening van de Bv te laten komen. Gebruikt u de letters Bv i.o. niet dan zult u in beginsel privé aansprakelijk zijn en blijven zonder dat bekrachtiging mogelijk is.